Câu hỏi: Khi QTDND tặng quà cho khách hàng/thành viên nhân dịp lễ Tết, khai trương Phòng giao dịch, chăm sóc khách hàng gửi tiền để huy động vốn… có phải xuất hóa đơn tài chính không, thủ tục như thế nào?
Căn cứ quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1- Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định: “1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này”.
Việc mua quà tặng (lịch Tết, cốc, chén hay vật phẩm dưới hình thức là quà tặng) cho thành viên/ khách hàng gửi tiền là hoạt động nhằm chăm sóc khách hàng và khuyến khích huy động vốn tại QTDND. Như vậy, theo quy định pháp luật về hóa đơn và chứng từ, khi QTDND thực hiện tặng quà (lịch Tết, vật phẩm...) cho khách hàng/ thành viên gửi tiền, bắt buộc phải xuất hóa đơn tài chính. Để chi phí mua quà tặng được công nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán và đảm bảo an toàn trong hoạt động kiểm soát nội bộ, QTDND cần thực hiện đầy đủ bộ hồ sơ sau:
Bước 1: Phê duyệt chủ trương (Căn cứ thẩm quyền quy định tại Điều lệ và Quy chế tài chính)
- Tờ trình: Giám đốc hoặc bộ phận chuyên môn lập, nêu rõ mục đích chương trình tặng quà (Thành viên gửi tiền hoặc huy động vốn…), đối tượng nhận quà và kinh phí dự kiến (số lượng, đơn giá và tổng kinh phí).
- Quyết định phê duyệt: Hội đồng quản trị ban hành Quyết định phê duyệt chương trình quà tặng căn cứ trên kế hoạch kinh doanh đã được Đại hội thành viên thông qua quy chế chi tiêu nội bộ.
Bước 2: Hồ sơ mua sắm hàng hóa (Đầu vào)
- Hợp đồng kinh tế: Ký kết với đơn vị cung cấp (nếu giá trị lớn).
- Hóa đơn điện tử (VAT): Phải lấy hóa đơn đầy đủ từ nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa. Nội dung trên hóa đơn ghi rõ tên mặt hàng, số lượng, đơn giá.
- Biên bản giao nhận/Phiếu nhập kho: Xác nhận việc hàng đã về đến QTDND đúng số lượng và chất lượng.
Bước 3: Hồ sơ tặng quà (Đầu ra)
Kế hoạch phân bổ: Chia quà tặng khách hàng tại trụ sở chính và các Phòng giao dịch.
- Quy định tặng quà: Danh sách đối tượng nhận quà là khách hàng/ thành viên gửi tiền đủ điều kiện nhận quà (dựa trên số dư tiền gửi, thời hạn gửi...). Quy định rõ tiêu chuẩn khách hàng được nhận quà dựa trên số dư tiền gửi, thời hạn gửi... (ví dụ: gửi từ 100 triệu đồng trở lên thì được nhận quà tặng…).
- Danh sách ký nhận quà: Đây là chứng từ then chốt chứng minh hàng hóa đã thực tế đến tay khách hàng, phòng ngừa việc cán bộ trục lợi tài sản của QTDND. Danh sách phải đầy đủ thông tin (Họ tên, mã thành viên, số CMND/CCCD), có chữ ký của thành viên nhận quà.
- Xuất hóa đơn đầu ra: Lập hóa đơn điện tử cho chương trình quà tặng.
Căn cứ Điểm C Khoản 1 Điều 7- Luật thuế GTGT ngày 26/11/2024 quy định, khi tặng quà cho khách hàng, đơn vị vẫn phải xuất hóa đơn đầu ra (ghi giá trị quà tặng, dòng thuế suất và tiền thuế VAT, dòng tiền thanh toán ghi bằng 0 hoặc ghi là quà tặng không thu tiền).
Căn cứ Khoản 5 Điều 7- Luật thuế GTGT ngày 26/11/2024 quy định: “Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại (có nghĩa là nếu chương trình khuyến mại đó thuộc trường hợp phải đăng ký, thông báo chương trình khuyến mại với Sở công thương theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP), giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho”.
Như vậy,
+ Đối với tặng quà cho khách hàng/thành viên nhân dịp lễ tết, khai trương… mà không thuộc chương trình khuyến mại thì khi xuất hàng hóa, dịch vụ để tặng cho khách sẽ phải kê khai, tính nộp thuế GTGT. Khi lập hóa đơn, mức thuế suất ghi trên hóa đơn theo mức thuế suất của mặt hàng cho biếu tặng đó đang được quy định tại thời điểm cho biếu tặng.
+ Đối với tặng quà cho khách hàng/thành viên nhân dịp lễ tết, khai trương… thuộc chương trình khuyến mại thì khi xuất hàng hóa, dịch vụ để tặng cho khách sẽ phải lập hóa đơn:
TH1: Nếu hàng được tặng thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại sẽ không phải tính nộp thuế GTGT, khi lập hóa đơn, cột đơn giá của hàng hóa đó ghi bằng 0.
TH2: Nếu hàng tặng không được thực hiện theo đúng quy định pháp luật về thương mại, khi lập hóa đơn ghi đầy đủ các thông tin về giá, thuế suất và tiền thuế như bán hàng cho khách hàng. Trường hợp này phải kê khai tính nộp thuế GTGT đối với số hàng tặng đó nên trên hóa đơn xuất hàng sẽ phát sinh tiền thuế GTGT. Khi xuất hóa đơn: Cột đơn giá = giá bán hoặc giá tương đương với các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường
* Hướng dẫn cách ghi hóa đơn
Căn cứ theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế và các Cục Thuế địa phương về hóa đơn điện tử cho hàng biếu tặng:
Họ tên người mua: Tên khách hàng hoặc ghi "Khách hàng không lấy hóa đơn" (nếu tặng đại trà cho thành viên).
Tên hàng hóa: Ghi rõ nội dung (Ví dụ: Bộ cốc chén quà tặng khách hàng gửi tiền).
Đơn giá: Ghi theo giá mua vào hoặc giá thực tế của món quà.
Thuế suất: Ghi theo thuế suất hiện hành của mặt hàng đó (8% hoặc 10%).
Hình thức thanh toán: Ghi là "Quà tặng không thu tiền".
Dòng tổng cộng tiền thanh toán: Bằng đúng số tiền thuế GTGT (nếu Quỹ chịu thuế thay khách hàng) hoặc tổng giá trị (tùy theo cách hạch toán của QTDND), nhưng thông thường trong các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay ghi rõ là "Hàng biếu tặng không thu tiền" để xác định đây là khoản chi phí của QTDND.
Bước 4: Kiểm tra và Quyết toán
- Báo cáo tổng kết: So sánh số lượng quà mua về và số lượng thực tế đã phát theo danh sách ký nhận.
- Ghi nhận chi phí: Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí hoạt động (Quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại) theo đúng chế độ tài chính đối với tổ chức tín dụng.
Trong quá trình thực hiện chương trình tặng quà, bộ phận KTNB có trách nhiệm giám sát để đảm bảo chương trình tặng quà được thực hiện đúng kế hoạch, không có hiện tượng kê khống danh sách khách hàng nhận quà để làm thất thoát tài sản của QTDND.
Hồng Phạm.
